EBG Zeist: Flexibele software voor het unieke vastgoed van EBG Zeist 

Ook bijzondere typen vastgoed kunnen uit de voeten met Omniboxx. De software is flexibel genoeg om mee te veren met speciale wensen. EBG Zeist is sinds 2021 een klant van Omniboxx waar dat uit blijkt. Een bijzonder verhaal, waar Omniboxx kwam als redding.

Over EBG

EBG in Zeist is een klant van Omniboxx, een heeft een bijzondere geschiedenis. De Evangelische Broedergemeente – ook wel de Hernhutters genoemd – is een protestantse kerk met gemeenten in meer dan 35 landen over de hele wereld. De Nederlandse geschiedenis gaat terug tot 1736 toen de gemeente zich vestigde in Zeist. Vandaag de dag wordt er in Zeist nog steeds gewoond, gewerkt en geloofd. De kerk en de ‘godsakker’ (begraafplaats) zijn duidelijk zichtbaar op het terrein en zijn nog steeds in gebruik. Bij het toewijzen van woningen die vrijkomen, krijgen leden van de gemeente als eerste gelegenheid om te reageren. Het gebeurt echter regelmatig dat er vanuit de gemeente geen interesse is voor een woning. In dat geval kan iedereen reageren op de woning.

Waarom de stap naar Omniboxx

Collega Richard Stienstra vertelt; ‘We werken met een team van 1,5 FTE aan het beheer van 180 verhuurbare eenheden die allemaal net anders zijn. En dan gaat het ook nog om een bijzonder type monumentaal vastgoed. Voor het gebruik van Omniboxx had EBG Zeist het beheer uitbesteed. Jan Egas was maandelijks lang bezig met de facturatie en het controleren van nieuwe contracten. Dat ging niet langer zo. We kwamen bijna niet meer toe aan het belangrijkste; persoonlijk contact met onze huurders’.

Jan Egas is rentmeester van de EBG en heeft een achtergrond in de uitgeverij. Hij vertelt: ‘Omniboxx kwam als onze redding. Een goedwerkend softwaresysteem is voor ons van cruciaal belang. Door Omnibox is een enorme tijdsbesparing gerealiseerd en kijken we alleen nog naar de ‘rode’ lijnen, daarvan weet hij dan dat er iets mee moet gebeuren.

Richard vervolgt: ‘Het beheer van de 180 woningen houdt nooit op. We hebben de buitenzijde van de woningen recent opgeknapt en ook de pleinen gerenoveerd. Ook is een aantal nieuwbouwontwikkelingen in gang gezet. Onze tijd is beperkt. Hoe meer je dan kan structureren en stroomlijnen, hoe meer tijd er over blijft voor andere taken of voor contact met de huurders en hun vragen. We wilden zoveel mogelijk automatiseren’.

Hoe verloopt de samenwerking

De modules voor huurfacturatie en contractbeheer wordt door EBG Zeist het meeste gebruikt. Richard legt uit: ‘Je vangt niet alles met Omniboxx, onze kerkgemeenschap is daar niet aan toe. De persoonlijke benadering van onze huurders is erg belangrijk. Wij zijn er nog niet aan toe om alles te automatiseren. Dat is de uitdaging’.

Welke mogelijkheden ziet EBG Zeist nog?

Wij zouden het op prijs stellen om periodiek een opfriscursus te ontvangen over het gebruik en de nieuwe ontwikkelingen binnen Omniboxx. Er verandert zoveel in de vastgoedwereld en in de software, het is belangrijk om daarvan op de hoogte te blijven. Het ontvangen van update journals stellen Jan en Richard daarom ook zeer op prijs. Richard zegt: ‘Het is belangrijk om met elkaar in gesprek te blijven over wat er speelt en loopt. Zo kunnen we wederzijds checken of de software aansluit en wat er nog mogelijk is qua ontwikkeling’.